Onko sinulla varaa olla suunnittelematta dynaamisesti?

Suunnittelun perimmäinen tarkoitus on epävarmuuden vähentäminen. Toimintaympäristömme käy yhä epävarmemmaksi. Siitä voi vetää johtopäätöksen, että yritys tai mikä tahansa organisaatio, joka suunnittelee ja hallitsee epävarmuuden paremmin, menestyy. Se saa etua reagoimalla nopeammin ja tarkemmin.

Jotta epävarmuutta voisi hallita:

• Täytyy tietää, mitä ei tiedä tai mistä on eriasteisen epävarma. Tämä tieto on erittäin olennaista dynaamisessa suunnittelussa.
• Täytyy kerätä tietoa oman toiminnan lisäksi toimintaympäristöstä. Muiden toimijoiden suunnitelmat ja tekemiset vaikuttavat omaan organisaatioon. Toimintaympäristö on dynaaminen.
• Käytössä täytyy olla (sosiaalinen) media, jossa myös analysoidaan ja arvotetaan uusia havaintoja.
• Organisaatiolla tulee olla kyky oppia.
• Organisaatiokulttuurin tulee sallia työyhteisöjen itsenäinen ajattelu ja reagointi.

Suunnittelu olisi helppoa, jos oma organisaatio olisi ainoa muuttuja. Osa suunnitelmista tehdään tällaisen epärealistisen oletuksen perusteella - tiedostamatta. Toimintaympäristöstä löytyy kuitenkin muita tärkeitä toimijoita:

• Kilpailijat. Kaikilla organisaatioilla, myös julkisilla, on kilpailijansa
• Mahdollistajat. Tällaisia ovat esimerkiksi teknologioiden kehittäjät ja innovaattorit
• Rahoittajat. He voivat joko sijoittaa pääomia tai ottaa niitä pois
• Media. Media välittää tietoa ja saa toimijat reagoimaan
• Julkinen valta ja poliitikot. He voivat mahdollistaa uutta toimintaa, mutta yleensä he asettavat uusia rajoituksia

Perinteisen koulukunnan mukaan laaditaan kaksi suunnitelmaa, ensin pitemmän tähtäyksen strateginen ja sitten operatiivinen vuosisuunnitelma. Dynaamisessa suunnittelussa on vain yksi suunnitelma, johon sisältyy erilaisia aikajänteitä:

• Historia: polku, mistä, miten ja miksi on tultu tähän hetkeen ja tilaan. Edelleenkin pitää paikkansa, että organisaatio, joka ei ymmärrä historiaansa on tuomittu toistamaan sitä. Tähän sopii myös Paasikiven patsaaseen kirjattu sitaatti: "Kaiken oppimisen lähtökohta on tosiasioiden tunnustaminen".
• Horisontti 1, jolloin omat ja muiden toimijoiden ovat kohtuullisen hyvin pääteltävissä. Tämä aikaväli riippuu organisaatiosta ja toimialasta. Se voi olla viikkoja, kuukausia tai vuosia. Se on perinteisesti pakotettu vuosisuunnittelun raameihin.
• Horisontti 2, jolloin ei voida päätellä yhtä kehityspolkua, vaan joukko realistisia tulevaisuuden vaihtoehtoja. Perinteinen koulukunta puhuu strategisesta suunnittelusta.
• Horisontti 3, jolloin ei kyetä edes laatimaan realistisia skenaarioita. Tälle alueelle kuuluu organisaation visio. Joku päivä olisi hienoa olla tällainen!

Tätä yhtä dynaamista suunnitelmaa päivitetään sosiaalisen median avulla jatkuvasti. Uusi tieto ja ymmärrys vähentää joihinkin toimijoihin liittyvää epävarmuutta, mutta samalla lisää toisiin toimijoihin liittyvää. Jotta oppivan organisaation tiedot ja näkemykset saataisiin päivityksien syötteeksi, suunnitelma pitää esittää tavalla, jonka koko organisaatio voi ymmärtää. Tähän soveltuu kirjassamme esitelty pelikenttä. Monimutkaisten aisoiden visualisointi pakottaa pelkistämään olennaiset seikat ja visualisointi ymmärretään yleensä eri kulttuureissa malla tavalla. Organisaatiolla (työyhteisöillä) tulee olla myös riittävästi valtuuksia reagoida itsenäisesti kriittisiin muutoksiin. Johto valvoo organisaation reagointia, antaa tarvittaessa ohjeita, valtuuksia ja päättää suunnasta ristiriitatilanteissa.

Dynaaminen suunnittelu edellyttää, että johto osallistuu toimintaan ja haluaa ohjata sitä muutenkin kuin budjettikepillä.

Dynaaminen suunnittelu on myös organisaation strategisten riskien hallinnan väline. Voidaan puhua dynaamisesta riskienhallinnasta.